L’article 7 de l’Ordre EHA/962/2007, de 10 d’abril, preveu la digitalització certificada de factures, documents substitutius i de qualsevol altre document, i estableix que les factures, documents substitutius i altres documents digitalitzats així permetran que l’obligat tributari pugui prescindir dels originals en paper que li van servir de base.
L’actual marc legal ens permet digitalitzar les factures rebudes en suport paper, complint uns requeriments tècnics.
La correcta aplicació d’aquests requeriments tècnics permet al receptor de la factura en paper destruir la factura original (en paper) i substituir-la per la nova factura en format electrònic.
Requeriments:
Disposar d’una estació de digitalització certificada (escàner) homologada per l’AEAT amb:
- Dispositiu de captura
- Drivers per a controlar les funcionalitats del dispositiu de captura
- Programari associat que permet la generació del fitxer imatge digital i de la signatura electrònica i el segell de temps associats al document digital.
Aquesta estació de digitalització ha de complir els següents requeriments:
- El procés d’escaneig ha de ser automàtic, sense interrupcions ni intervenció de cap persona
- L'escaneig s’ha de realitzar per mitjans fotoelèctrics
- El procés ha de garantir la llegibilitat del contingut original
- La imatge digitalitzada s’ha de signar amb un certificat digital per garantir-ne la integritat i autenticitat
- El sistema ha d’enregistrar informació inherent a la factura en uns registres informàtics que han de quedar associats al fitxer d’imatge escanejada
Procés de digitalització certificada:
- L’empresa rep factures en paper
- Les factures es posen en la safata d’entrada de l’escàner homologat per digitalitzar-les
- S’inicia el procés de digitalització
- Si el programa de digitalització disposa d’un sistema de reconeixement (OCR), identifica i enregistra els camps de la factura que cal guardar, en cas contrari s’informaran manualment
- El sistema enregistra una firma electrònica en el document generat
- L’empresa pot destruir la factura en paper
A partir d’aquest moment, l’empresa disposa d’un arxiu únic de factures digitals.
Més informació:
Sr. Àlex Suñé
Consultor del Departament de Noves Tecnologies
Correu electrònic: asune@pimec.org
Telèfon: 902 496 450
