Estem lluny dels percentatges d’ús de factura electrònica dels països nòrdics, que superen ja amb escreix el 40%, però el nostre creixement és constant. Catalunya, juntament amb la comunitat de Madrid, està per sobre de la mitja espanyola. L’últim informe de l’Eurostat, "Information Society Statistics", posa de manifest que a l’Estat espanyol la factura electrònica està guanyant terreny a la factura en paper. Un 17% de les empreses espanyoles en van fer ús l’any 2009, totalment o parcialment, en les seves transaccions comercials, enfront del 12% l’any 2008. La pregunta que ens hem de fer és: ho estem fent bé? Anem pel bon camí?
Els darrers anys, les administracions han fet grans esforços en la difusió i sensibilització sobre els avantatges que aporta la factura electrònica, però en moltes empreses s’ha adoptat ràpidament la part més fàcil, que és generar un fitxer PDF i enviar-lo al client per correu electrònic. Malauradament, això no és una factura electrònica, no té cap validesa jurídica i no compleix la legislació que regula les condicions mínimes per a la seva consideració de factura electrònica. Simplement estem traspassant la feina i el cost d’imprimir la factura al receptor. Certament, aquest hàbit tan generalitzat d’enviar la factura suposadament electrònica en un PDF, ha popularitzat aquesta nova forma de relació, però cal fer un pas endavant.
El primer lloc, cal saber que, per tenir la consideració de factura electrònica legal, és necessari que estigui firmada amb un certificat digital. La firma electrònica garanteix la identitat de l’emissor i la integritat de les dades contingudes en la factura.
El següent pas, que encara no és obligatori, però que en els propers anys s’acabarà imposant, és que utilitzem models de factura estandarditzats. El Ministeri d’Indústria i l’Agència Tributària van definir i publicar el formar acceptat per les administracions per rebre factura electrònica. Aquest format s’ha convertit en l’estàndard de facto a l’Estat espanyol i s’anomena facturae. Tota la informació sobre aquest model està disponible a www.facturae.com.
Pel que fa a la tecnologia, la major part de fabricants i distribuïdors de programari de facturació estan preparats per generar factura electrònica, adoptant majoritàriament el format facturae.
A tall d’exemple, Microsoft ha incorporat al seu paquet ofimàtic MS Office un mòdul de factura electrònica, gratuït i en català (entre altres idiomes), a partir de la versió MS Office 2007. El codi font d’aquest mòdul està disponible per a desenvolupadors, ja que és programari de codi obert.
Facturar electrònicament és una decisió que s’ha de prendre des d’un punt de vista d’estratègia empresarial, no com un projecte informàtic. Ara bé, és molt important que els proveïdors de serveis informàtics de les empreses adaptin els programaris de facturació als formats estàndards homologats, i integrin la firma electrònica en el procediment de generació de les factures. Aquests procediments han de ser absolutament transparents per a l’usuari generador de les factures.
A PIMEC, conscients dels avantatges competitius que aporten les TIC en la millora dels processos de negoci de les pimes, i en concret de l’estalvi que representa per a les empreses l’agilització dels processos de facturació amb l’eliminació del paper, vàrem engegar un projecte l’any 2009 que ha culminat en l’adaptació del nostre programari de facturació i la posada en marxa d’una plataforma de gestió de factures electròniques. L’estalvi previst a finals d’aquest any 2010 és proper als 25.000 €, només en consumibles i transport. Si a aquest import li sumem l’increment de la productivitat, la millora en l’eficiència i l’impacte en el medi ambient, sens dubte la factura electrònica ha representat una molt bona inversió.
PIMEC ha estat la primera organització empresarial que disposa de la tecnologia pròpia necessària per emetre, enviar, gestionar i emmagatzemar factures en format electrònic.
Actualment, la nostra plataforma de facturació, anomenada PIMEFACTURA, està a disposició de qualsevol empresa o autònom que vulgui començar a estalviar facturant electrònicament i que vulgui millorar la gestió de les factures enviades als seus clients.
Ara ja no s’hi val allò que tantes vegades tots hem hagut de sentir dir: “la seva factura no m’ha arribat, és que aquí el correu va molt malament”. Amb PIMEFACTURA l’emissor sap, en temps real, en quin moment el seu client ha rebut i descarregat la factura.
Des de PIMEC, animem totes les pimes de Catalunya a facturar electrònicament. Tots hi guanyarem.
Andreu Brú
Director Departament Noves Tecnologies PIMEC
abru@pimec.org
